El “correo electrónico es una carta, que no tardará dos meses en llegar, pero sí necesita una
estructura y desarrollo adecuado”.
Para su correcta redacción, deberás seguir todos los pasos de este manual:
- Pon atención en el título
El Subject o título debe simplificar el objetivo del mail y debe ser específico y corto, ya que garantiza que te lean, archiven o eliminen. Se recomienda utilizar la opción de respuesta automática al momento de ser leído y alerta de importancia cuando sea necesario. - El saludo debe ser a temporal
Es un error saludar en un mail de manera coloquial o directa, lo correcto es ser atemporal, lo que ayudará a tener un contacto personalizado, sin evidenciar cuándo ha sido enviado. La recomendación es iniciar con estos saludos: Querido…, Estimado…, Buen día…, entre otros. - El cuerpo del mail
Es importante simplificar la información. La extensión correcta de un mail no debe sobrepasar los tres párrafos. Hay que tener en cuenta que los escritos que enviamos, se dirigen a directivos o gerentes, quienes reciben más de 100 correos por día. - Necesitas una despedida
No hay motivo para que un mail no cuente con una despedida, ya que demuestra profesionalismo. Basta con un: Que tengas un buen día, Saludos cordiales, Agradeciendo tu atención o Saludos. - Utiliza firmas personalizadas
Ofrecen una buena presentación y cuerpo al mail. Asimismo te facilitará el trabajo y te ayudará a ahorrar tiempo. Todo servicio de mensajería cuenta con esta opción. - Cuida tu ortografía
Es esencial contar con una correcta ortografía y redacción al momento de escribir algún correo electrónico o documento; más aun siendo profesional. El objetivo del mail es enviar un mensaje que debe ser claramente comprendido teniendo como base la correcta estructura. - Elimina las conversaciones anteriores
Adjuntar las conversaciones anteriores puede generar confusión al momento de responder un correo electrónico. Lo recomendable es guardar las últimas dos conversaciones para tener bagaje del tema del que se trata. - CC y CCO
Es importante poner atención a las opciones de copia C y copia oculta CCO, pues podrías enviar información clasificada a quienes no les corresponda. - Contesta de manera casi inmediata
Lo ideal es que la respuesta sea al instante para recepcionar un mensaje, el mismo que podría ser de vital importancia para la institución o empresa en la que laboramos. Al responder de manera inmediata, evitaremos que reenvíen la información que contiene
dicho correo electrónico y que haya incertidumbre en la persona que lo envió. Si no tienes tiempo para responder, bastará con un Ok. También podrías utilizar: Enterado o Recibido. - Si es urgente, confirma su llegada con una llamada
En el caso de que el mail que acabamos de enviar sea de suma importancia, se recomienda realizar una llamada después de haberlo hecho para que puedan confirmarnos la recepción del mismo, así también alertarás al destinatario. - Aprende a utilizar tu correo
Lo ideal es familiarizarte lo más que puedas con las herramientas de tu correo electrónico, esto con la finalidad de optimizar tus labores. Es posible que puedas realizar agendas conjuntas con tus contactos, generar alertas, respuestas automatizadas, compartir documentos, entre otras opciones.